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#2 Nouvelle organisation interne

« Conduire le changement, bousculer les habitudes! »

Un organigramme fait de rôles et de cercles : qu’est-ce que ça change ?

Un rôle, contrairement à une fonction, n’indique pas la position hiérarchique d’une personne, mais ce qu’elle fait réellement pour l’organisation. Contrairement à un cahier des charges, il n’est pas figé, mais constamment actualisé.

Une personne peut détenir plusieurs rôles chez Daudin, et collaborer dans leur cadre avec des équipes différentes. Les représenter graphiquement permet d’être au clair sur qui fait quoi, décide de quoi, et avec qui.

Chaque rôle est doté d’une raison d’être, ce qui permet à la personne qui le détient d’être au clair sur ce qu’elle doit accomplir en étant libre de choisir les moyens pour le faire.

Valérie, chargée de projets, auparavant assistante de direction, a été impliquée depuis le début dans le projet de transformation et a endossé en septembre 2021 le rôle «organisation interne». Celui-ci lui a valu de piloter sa finalisation, sa mise en œuvre et son adoption. Elle est donc idéalement placée pour donner certains éclairages sur la nouvelle organisation du Groupe et nous lui avons posé 3 questions :

En quoi consiste votre rôle «organisation interne» ?

Pendant la phase de construction, j’ai dans un premier temps travaillé avec le directeur général puis avec les responsables des nouvelles équipes pour les aider à structurer leurs équipes, avec le soutien de Loyco.

Il a d’abord fallu expliquer ce nouveau fonctionnement et m’assurer qu’il soit bien compris, ce qui a été un vrai challenge, d’autant que c’était également nouveau pour moi. Nous avons identifié les tâches des équipes et des collaborateur.trice.s pour créer les rôles. Un des défis a été de répartir les rôles transversaux dans les bonnes équipes. Par exemple, est-ce plus pertinent que ce rôle soit dans l’équipe «qualité» ou dans l’équipe «services généraux» ? Il y a eu beaucoup de discussions pour arriver à une version d’organigramme que nous nous sentions à l’aise de tester.  

Aujourd’hui, mon rôle consiste à organiser et animer les séances mensuelles des responsables des équipes «organisation» et «opérations». C’est notamment dans ce cadre que nous partageons nos expériences et prenons les nouveaux réflexes requis par la nouvelle organisation. Même après plusieurs mois de fonctionnement, nous devons régulièrement faire des ajustements. Il s’agit d’un organigramme vivant qui peut évoluer sans arrêt. La vision d’ensemble que me donne mon rôle m’aide à coordonner le bon fonctionnement des équipes «organisation», faire le lien entre elles, identifier les éventuels manques ou doublons et répondre aux questions.

Comment pourriez-vous expliquer les principales différences et nouveautés du modèle actuel d’organisation de la régie par rapport à l’ancien ?

Tout d’abord, la clarté des rôles et des responsabilités. Si je prends mon exemple, en tant que chargée de projets, j’étais un peu sur tous les fronts mais certain.e.s ne savaient pas précisément quelles étaient mes responsabilités, en dehors de celles plus visibles comme la location des objets résidentiels, la formation des apprenti.e.s et mes tâches pour la Direction. Aujourd’hui, mon cahier des charges est toujours riche et varié mais mes rôles sont identifiés et connus de tout le monde.

L’autre grande différence est que l’ensemble des collaborateurs.trices a eu l’opportunité de postuler pour un ou plusieurs rôles dans les équipes du cercle «organisation». Cela a permis à chacun.e, selon ses envies et aptitudes, de s’impliquer dans les projets de la régie et de s’investir dans d’autres tâches que son propre métier en amenant son savoir-faire et ses forces. Ce fonctionnement a facilité la communication au sein des équipes, les a rendues plus autonomes et apporte un meilleur partage d’information. Ce format nous permet aussi de mieux connaître nos collègues puisqu’on a l’opportunité de travailler ensemble sur des projets transversaux.

Quelles ont été vos plus grandes satisfactions lors du processus de transformation organisationnelle ?

Ç’était passionnant de partir de zéro, de définir le nom et la raison d’être des équipes, de voir le projet prendre forme et de construire cet organigramme au fur et à mesure des discussions. J’y ai passé beaucoup d’heures, j’en rêvais parfois la nuit mais j’ai adoré cette partie du projet : se poser plein de questions, bloquer, réfléchir ensemble, chercher encore et trouver des solutions. J’ai beaucoup apprécié la dynamique des échanges lors de la construction de ces équipes.

Ce qui a été plus difficile et m’a forcé à prendre beaucoup de recul a été de gérer les réticences face au changement, car ce projet a aussi bousculé les habitudes. Comme je portais le projet, j’ai pu passer pour « la méchante qui s’immisce dans le travail de ses collègues et leur demande de s’organiser différemment ». Cela n’a pas toujours été facile et a parfois créé des tensions, d’autant que je demandais à des personnes qui avaient déjà une grande charge de travail de dégager du temps pour un projet dont ils ne voyaient pas encore la valeur ajoutée. Heureusement, la majorité d’entre nous était très motivée et nous avons fait un super travail ensemble. J’ai vu des collègues qui étaient d’abord sceptiques peu à peu commencer à mieux comprendre ce nouveau fonctionnement et être convaincus. Et ça, c’est stimulant.

Enfin, depuis le lancement de cette nouvelle organisation, j’aime beaucoup l’énergie qu’il y a dans certaines équipes dans lesquelles j’ai un rôle, telles que «marketing & communication», «développement durable» ou  «RH & formation». J’ai découvert des collègues hyper motivés qui amènent plein d’idées et se donnent à fond dans leurs nouveaux rôles.

 

Valérie, chargée de projets

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